Export page to Open Document format Export page to xhtml format

Dette er en gammel revisjon av dokumentet!


Faktura

Fakturering i brikkesys, fungerer ved at man setter opp hva som koster penger og hvor mye det koster. På alle løp blir det i utganspunktet definert 3 fakturanivåer. Disse kan redigeres etter ønske. Det kan legges inn opptil 10 fakturanivåer.

Disse fakturanivåene er standard:

Navn Beskrivelse Pris
P Ordinær påmelding 50
E Etteranmelding 30
L Leiebrikke 20

Redigere fakturanivå

Gå til menyvalg Faktura→Påmeldingskostnader. Fakturanivåene kan redigeres ved å klikke i tabellcellene og gjøre endringer. Trykk ok for å lagre endringene.

Etter at fakturanivåene er definert kan man legge til eller fjerne fakturanivå på løpere:

  1. Velg en eller flere løpere og trykk høyreklikk på disse.
  2. Trykk Endre fakturanivå og huk av for nivået som skal settes eller fjernes for de valgte løperne.

Før løpet

  • Før løpet er det viktig å skille mellom ordinære påmeldinger og etteranmeldinger.
  • Pass på at du går gjennom klubbnavn til løperne slik at skrivemåten blir likt for løpere i samme klubb
  • Dette gjøres enklest ved å sortere på klubbnavn i hovedvinduet i brikkesys. Gå gjennom listen. Løpere med avvikende klubbnavn velges ut og rettes med å velge høyreklikk → Endre klubb.

Finne ut hvem som er etteranmeldte

  • Start med å sortere på id kolonnen. Da vil deltagerne listes opp i påmeldingsrekkefølge. Nå gjelder det å finne ut fom hvilken løper som er etteranmeldt.
  • Når Eventor er brukt til påmelding vil det finnes antall ordinært påmeldte i påmeldingsoversikten. Dersom f.eks 199 løpere er ordinært påmeldt i Eventor. Gå til den 200 løperen i brikkesys. Sjekk navnet til løperen. Gå til Eventor sin påmeldingsoversikt og finn samme løperen, sjekk utifra påmeldingstidspunktet om dette er den første etteranmeldte løperen.

Etter løpet

  1. I Brikkesys koble til internett og velg Resultater → Last opp resultater til Brikkesys.no
  2. Velg løpet som det skal genereres faktura for
  3. Trykk Generer faktura
  4. Systemet vil gå gjennom klubbnavnene til alle løperne og prøve å finne en match for klubb som ligger i systemet.
  5. Dersom klubben ikke ble funnet må man gå inn å velge riktig klubb manuelt. Bruk valget “Velg Klubb”
  6. Dersom klubben ikke er lagt inn i systemet kan man bruke funksjonen Ny klubb.
  7. Adressene til fakturamottakerene må kontrolleres og oppdateres. Det er basert på at brukere selv vedlikeholder denne basen etterhvert som det faktureres. Bruk funksjonen Vis/Endre for å sjekke og oppdatere klubbadresse og e-post til klubbens kasserer. Se forklaring på dette her
  8. Når alle opplysninger er korrekte trykk knappen “Generer faktura” nederst.
  9. Gå til menyvalg “Fakturaoversikt”.
  10. Se over fakturaene ved å trykke “Vis” sjekk at opplysningene stemmer på hver faktura.
  11. Som siste kontroll bør det skjekkes om totaltbeløpet i fakturaoversikten på web stemmer med beløpet som står (i brikkesys) under menyvalget faktura → påmeldingskostnader.

Utsending av faktura

  1. Gå til menyvalg øverst “Velg Løp” og trykk “Skriv ut alle” på det aktuelle løpet.
  2. Skriv ut fakturaene med webbrowseren.

Sende på epost

  1. Velg Fakturaovesikt.
  2. For hver faktura trykk “Send faktura”. Pass på at all informasjon stemmer.
  3. Pass på at det blir sendt kopi til kasserer i egen klubb før utsending.
  4. Trykk send.

Rette opp løper(e) som har havnet på feil klubb

Fakturaer som har feil løpere må slettes og genereres på nytt. De fakturaene som allerede er sendt ut vil ikke påvirkes når du genererer faktura på nytt.

I bildet for å generere fakturaer finnes det en knapp “Bryt kobling” Dersom en klubb har fått feil løper(e) kan denne brukes for å sette løperen(e) “fri” fra klubben. Løperen vil da dukke opp på ny linje med sin riktige klubb. Bruk så Velg Klubb for å finne riktig klubb i databasen.

Hvorfor dugnadsbasert oppdatering av adressene?

  1. NOF, ved arrangementskoordinator, sender ut oppdatert liste fra SportsAdmin til alle arrangørklubber hver måned. Link til marsversjonen.Listen fra Sportsadmin oppdateres av administrator i hver klubb. Listen kan ansees som den mest oppdaterte i Norge, men har helt klart begrensninger, og det har vist seg at det er til dels kan være stort etterslep for en del klubber.
  2. Ved fakturering fra Brikkesys vil det oppstå ett problem hvis adressen hentes fra SportsAdmin automatisk, og adressen i SportsAdmin viser seg å være feil.
  3. I Brikkesys-fakturasystemet oppdateres adressene av Brikkesys sine brukere, dvs de kan både oppdateres av klubbene selv, eller av de som sender ut fakturaer og oppdager feil. Dersom korrekt adresse er lagt inn i Brikkesys’ fakturasystem av brukerne, så er det uheldig om en automatisk rutine overskriver denne med feil data fra SportsAdmin.
  4. Hvis Brikkesys hypotetisk skulle tatt ansvar for korrekte adresser så ville det betydd ringerunde til alle klubbene regelmessig, noe det ikke er kapasitet til. Det er derfor en “dugnadsbasert” løsning har blitt valgt, slik det står beskrevet lenger opp i bruksanvisninga Etter løpet punkt 8.

Hvis det på et eller annet tidspunkt blir slik at adressene generert fra NIFs system SportsAdmin blir mer til å stole på, så vil Brikkesys selvsagt se på muligheten for å hente adressene direkte derfra. Mer sannsynlig er det at Eventor kommer med funksjonalitet som gjør at fakturadresser til å stole på kan hentes fra Eventor (noe som ikke finnes nå), men enda mer sannsynlig er det at Eventor kommer med integrert fakturering i i overskuelig framtid, hvilket vil gjøre hele problemstillingen mindre aktuell.

Spørsmål og kommentarer

Eiker o-lag, 2015/10/29 20:09
Vi sendte ut fakturaer
på tirsdag for Eiker's løp Over Skauen og Eikernatt, men noe må være feil da kassereren ikke fikk mail og det ser ut som fakturaene ikke er sent (mail). Sendte egen faktura Eiker til seg selv uten at noe hente (fikk ikke mail). Hva er feil.

Hilsen
Rolf Lunde (Rolf.lunde@gmail.com)
Eiker O-lag
bruk/faktura.1365457106.txt.gz · Sist modifisert: 2013/04/08 23:38 (ekstern redigering)
Recent changes RSS feed Creative Commons License Donate Driven by DokuWiki